Preparación examen (Teoría)
ERP (Enterprise Resource Planning)
La adquisición de un ERP es una decisión que toda empresa debe enfrentar, ya sea grande o pequeña.
En las empresas distinguimos diferentes departamentos. Si cada uno de estos departamentos utilizase un SI independiente, se realizaría la misma tarea y se introduciría el mismo dato varias veces, aumentando las tareas de gestión y la probabilidad de cometer errores. Por estos motivos es necesario disponer de un sistema que albergue un repositorio común de los datos.
El objetivo de un ERP es que el dato sea único y que los datos estén centralizados en un repositorio común.
Teniendo este contexto claro, un ERP es capaz de integrar todos los departamentos de la compañía alrededor de una base de datos única, permitiendo administrar los procesos de los diferentes departamentos descentralizando la introducción de los datos. Además, tiene el beneficio de análisis de rentabilidad, rendimiento y liquidez de la compañía.
Al adquirir un ERP, se pueden considerar dos enfoques: desarrollar un sistema propio o adquirir un ERP genérico. Desarrollar un sistema propio permite una mayor adaptación y menores costes iniciales de implementación, pero su desarrollo y mantenimiento son más costosos y requieren de experiencia. Por otro lado, adquirir un ERP genérico ofrece una instalación rápida y procesos estandarizados, aunque conlleva mayor rigidez y costes elevados de licencia y adaptación.
Los principales proveedores de ERPs son SAP, ORACLE y Microsoft, con un 56% de cuota de mercado.
SAP está mas especializado por sectores.
ORACLE es pionera en bases de datos y tendencia a la nube.
Microsoft: Retail y servicios entre otros.
CRM (Coustomer Relationship Management)
A medida que el volumen de clientes aumenta, la información que se genera crece de forma exponencial, por lo que es necesario contar con un SI que gestione las relaciones con los clientes para desarrollar oportunidades de negocio.
Un CRM permite a la empresa entender mejor a sus clientes, mejora la comunicación con ellos y gestiona eficientemente los datos para tomar decisiones estratégicas que beneficien a ambas partes.
Un CRM pone al cliente en el centro de la estratégia de negocio.
La implantación de un CRM en la empresa:
Mejora el servicio al cliente.
Descubre nuevos clientes.
Ayuda a ventas, marketing y publicidad.
Existen dos tipos de actividades asociadas a los CRM: operativas y analíticas. Los CRM operativos se centran en almacenar datos del cliente durante la relación con la empresa, mejorando el contacto diario, la atención al cliente, y automatizando el marketing y la fuerza de ventas. Por otro lado, los CRM analíticos utilizan esos datos para analizar el comportamiento del cliente, optimizando las estrategias de marketing, prediciendo ventas e identificando potenciales nuevos clientes.
Los requisitos mínimos para implementar un CRM incluyen disponer de una base de datos de clientes, un software para campañas de marketing y herramientas para evaluar las relaciones con los clientes.
Para implementar un CRM exitosamente es esencial establecer una estrategia clara, alinear las TIC con el negocio, contar con apoyo directivo y consultoría experta, involucrar y formar a los usuarios, y seguir una metodología de implantación y mantenimiento.
SCM (Supply Chain Management), Cadena de suministro
En el proceso de producción, es necesario contar con la materia prima para poder desarrollar el producto y tenerlo listo para la venta.
En la cadena de suministro intervienen principalmente proveedores, departamento de producción, distribuidores y clientes.
Hay dos sistemas de fabricación:
Tipo pull: fabricación bajo demanda.
Tipo push: fabricación con antelación.
El efecto látigo es una distorsión de la percepción de la demanda, que la incrementa a medida que avanzamos hacia el origen de la cadena de suministro. Esto se produce cuando cada uno de los eslabones compra en función del volumen de pedidos demandados por su antecesor, en vez de la demanda real.
Antiguamente se almacenaba la materia prima previendo una demanda, abaratando costes logísticos pero aumentando los costes de producción y almacenamiento. Con una buena gestión de la cadena de suministro, evitamos este almacenamiento, es lo que se conoce como Just-in-Time, donde la materia prima llega en el momento en que se necesita y los productos son enviados en cuanto son finalizados.
Otro punto a tener en cuenta es la gestión de logística inversa, que es la gestión de productos de desecho generados durante la fabricación.
Beneficios de un SCM:
Mejora del servicio del cliente.
Mejora del flujo de caja.
Mayor eficiencia de transacciones.
Reducción de ventas perdidas.
Reducción de costes de mantenimiento.
Reducción de costes por obsolescencia.
Reducción de costes de pedidos urgentes.
Disminución de la edad del producto.
BI (Business Intelligence)
El Business Intelligence es el conjunto de herramientas, procesos y tecnologías capaces de recoger, analizar y transformar información para ayudar a la toma de decisiones.
El Business Intelligence nos permite comprender de manera más fiable el pasado de la organización y se optimiza la toma de decisiones dentro de ella.
Las visiones únicas y círculos virtuosos realzan métricas e información, alineando organización y TICs para mejorar los sistemas y la competitividad.
Por otro lado, evita decisiones intuitivas, problemas de calidad, Excel como repositorio, cruces y exceso de información, y necesidad de automatizar. (DIPCECEN).
La estrategia de implementación del Business Intelligence se divide en:
Detectar si existe una estrategia definida.
Preparar el desarrollo de una estrategia de negocio, definiendo competencias, estándares, procesos, métricas, resultados y evangelizando a la organización.
Los componentes fundamentales son:
Data Warehouse, donde se almacena la información de diferentes bases de datos de la organización.
OLAP (Procesamiento analítico en línea), para analizar los datos y obtener tendencias.
ETL.
Cuadro de mando o Dashboards.
Informes.
Todos estos procesos están plenamente consolidados, pero a pesar de ello,la continua evolución hace que el Business Intelligence se encuentre en un crecimiento continuo, lo que desemboca en BI operacional, gestión de datos como activo, Open Source BI y necesidad crítica del BI.
MAGERIT
MAGERIT es una metodología de análisis de riesgos elaborada por el Consejo Superior de Administración Electrónica, que estima que la gestión de riesgos es una piedra angular. Se basa en identificar, evaluar y gestionar los riesgos, ayudando a implementar medidas de protección adecuadas, buscando identificar las amenazas y vulnerabilidades que pueden llegar a afectar la compañía.
MAGERIT adopta un enfoque que incluye los siguientes pasos:
Determinar los activos.
Determinar las amenazas.
Determinar las salvaguardas.
Estimar el impacto.
Estimar el riesgo.
Los activos son los componentes del SI (Software, hardware, RRHH...).
Valor es lo que costaría reponerse de una incidencia que afectase al activo.
Las amenazas son la causa potencial del incidente.
El impacto es el daño sobre el activo derivado de la materialización de la amenaza.
Riesgo es la probabilidad de que el impacto se materialice.
Las salvaguardas son los mecanismos que reducen la degradación y la probabilidad de las amenazas, lo que deja:
Impacto residual, que es el impacto recibido teniendo en cuenta las salvaguardas.
Riesgo residual, que es el riesgo que tenemos teniendo en cuentas las salvaguardas.
Plan de sistemas
El establecimiento de un plan de sistemas de información aumenta la productividad, reduce los costes e implica una ventaja competitiva.
Para garantizar el éxito de un plan, es crucial establecer objetivos claros, identificar a los participantes y considerar el momento adecuado para su ejecución.
El plan debe incluir directrices de desarrollo, los recursos necesarios y una estimación de costes, además de evaluar el impacto de la propuesta, sus beneficios y posibles riesgos.
El desarrollo del plan seguirá 4 fases:
Preparación y comprensión de la organización: Lanza un plan de sistemas, conoce la estructura de la empresa y analiza el entorno competitivo para identificar amenazas y oportunidades.
Estudio de la situación actual en SI/TI: Análisis departamental, validación de datos y definición del GAP.
Formulación y construcción de escenarios: Diseño de soluciones y escenarios, presentación de los procesos necesarios para cubrir el GAP.
Plan de acción: Organización de tareas, calendario de actividades, y gestión del cambio.
El plan es ejecutado por un equipo que incluye al comité informático, el equipo de proyecto, consultores, expertos y usuarios finales.
Es crucial monitorear y actualizar el plan para asegurar su correcta implementación y verificar la resolución de problemas. Esto se realiza mediante mediciones basadas en indicadores específicos que evalúan la validez de los objetivos, el cumplimiento de las fechas y el ajuste de los costes al presupuesto establecido.
EVS (Estudio de Viabilidad)
Un estudio de viabilidad del sistema se compone de 6 fases:
EVS 1 - Establecimiento del alcance del sistema: se define el alcance del sistema tras estudiar la solicitud inicial.
EVS 2 - Estudio de la situación actual: se evalúa la situación actual, identificando participantes y diagnosticando los sistemas existentes.
EVS 3 - Definición de requisitos: se establecen y catalogan los requisitos en base a las directrices de la organización.
EVS 4 - Estudio de alternativas: se identifican y describen las posibles alternativas de solución.
EVS 5 - Valoración de las alternativas: se analizan las alternativas desde coste, beneficio y riesgo.
EVS 6 - Elección de la solución: se presenta, evalúa y aprueba la solución final.
Algunas técnicas utilizadas para el estudio de viabilidad de sistemas serian:
Catalogación de información de un dominio concreto.
Sesiones de trabajo como entrevistas, reuniones, JAD y JRP.
Técnicas matriciales para la trazabilidad de requisitos.
Análisis coste/beneficio.
Calcular el ROI y el VAN.
Identificar factores de éxito.